CONTRACT是统称，买卖双方均可出具。如系卖方制作，可称为销售确认书SALES CONFIRMATION，买方出具可称采购确认书PURCHASE DCONFIRMATION。

合同必含要素有买卖双方名址、签订时间、地点、交易货物品名、付款方式、违约责任以外，还可以根据不同产品的特点附加条款。正式的外贸合同，往往还有更详细的约定，比如信用证条件下的信用证开证要求，对各种不可抗力的规定等细则；对于容易在装卸和储运过程中发生短缺的散货如矿产、粮农副产品等，合同中往往还会附加“溢短装”条款。

理论上，合同应该“一式两份，双方各执一份经签章的正本为凭”，可在外贸实务中不大苛求照搬执行，一般的传真件作为备忘录。更多的还是依靠商业信用，以及预付款、信用证等实质的把控手段。合同本身反倒显得不重要了。

装箱单（PACKING LIST）与外贸发票对应，性质一样，主要用于说明货物的包装情况，如品名、数量、包装方式、毛重、体积。视产品类别的需要还可以加上其他详细说明，如净重等。样式与发票相仿，只是不需要注明货物价值。通常也需要若干正本和副本。

发票（INVOICE）或称商业发票（Commercial Invoice）。外贸的“发票”概念和国内的财务发票完全不同。外贸发票是出口商自己制作、出具的文件，用于说明此票货物的品名、数量、单价、总值等，以及其他一些说明货物情况的内容。发票格式不拘，但必须包括上述要素，并全名落款。发票必须注明一个发票号码，出票时间。可以按照需要一式几份，由若干正本和副本组成的，应注明“ORIGINAL”、“COPY”字样。

发票的末端通常有E.&O.E.字样，意为“有错当查”，即此份发票如有错漏允许更改。

形式发票（PROFORMA INVOICE）样式近似商业发票，几乎可以直接把商业发票过来，标题改为“PROFORMA INVOICE”即可。形式发票的用处，一是类似于单方面合同，作为报价和确定交易的工具。一些国家的客户喜欢“确认形式发票”的形式作为合同。因此，除了和商业发票相同的内容外，还可以根据需要在空白处以“REMARK”加注的形式增加条款，比如交货期等等，以进一步落实交易。此外，对于那些需要进口许可或外汇使用额度的交易，客户也需要形式发票来做前期申请。在采用国际快递寄送货物的时候，也需要附上形式发票，作为快递公司统一报关计用。

出口报关时填制并提交海关。不过目前除大型外贸公司或出口企业外，众多出口商一般委托货运代理公司一并代理报关事宜。出口报关单一式六联：海关作业联、海关留存联、企业留存联、海关核销联、出口收汇联、出口退税联。目前国内各海关已施行“无纸化”，出口货物报关信息企业可以直接登录企业电子口岸卡读取。

商检证、质量证、重量证、卫生证等（INSPECTION CERTIFICATE OF QUANTITY，WEIGHT，HEALGH）

根据产品国家海关监管条件的不同，依据国家规定或按照客户需求、行业习惯，部分商品出口必须经过国家检验检疫局强制并出具检验证书。根据检验项目的不同分为质量证、重量证、卫生证等。

提单（BILL OF LOADING）提单就是货物交付货运公司以后，由货运公司出具的证明，用以代表物权，以及在目的地提货。提单是最核心单证，某种意义上就是货物的代表，货款的价值。根据运输方式的不同，分为空运提单（AIRWAYBILL，简称AWB）和海运提单（OCEAN BILL OF LOADING，简称B/L）及其他。

提单由货运公司根据发货人提供的发货人和收货人名址、目的地、货物描述等相关数据来填制，经发货人确认无误后签章出具。除了提单上的固定栏目外，海运提单在签发的时候还必须加注“上船时间”（ON BOARD DATE）字样，这是计算实际交货期的标准。

保险单（INSURANCE POLICY）为防范国际货物运输中可能发生的毁损，对一些价值较高的货物，贸易商通常会办理保险。保险公司根据投保的险种开具保险单，作为货物单据之一。

海运货物保险的险别，分为基本险别和附加险别两类。

基本险别：平安险（FreefromParticularAverage-F.P.A）、水渍险（WithAverageorWithParticularAverage-W.AorW.P.A）和一切险(AllRisk-A.R.)三种。

附加险别：附加险别有一般附加险和特别加险。基本险别责任的扩大和补充，它不能单独投保。

一般加险有11种，它包括：偷窃、提货不着险（Theft,PilferageandNondelivery-T.P.N.D），淡水雨淋险（FreshWaterand/orRainDamage），短量险（RiskofShortageinWeight），渗漏险（RiskofLeakage），混杂、沾污险（RiskofIntermixtureandContamination），碰损、破碎险（RiskofIntermixtureandContamination），串味险（RiskofOdour），受潮受热险（SweatingandHeating），钩损险（HookDamageRisk），包装破裂险（BreakageofPackingRisk），锈损险（RiskofRust）。

特殊附加险包括：交货不到险（FailuretoDeliverRisk），进口关税险（ImportDutyRisk），舱面险（OnDeckRisk），拒收险（RejectionRisk），黄曲霉素险（AflatoxinRisk），卖方利益险（Seller’sContingentRisk），出口货物到港九或澳门存仓火险责任扩展条款，罢工险（FireRiskExtentionClauseforStorageofCargoofDestinationHongkongIncludingKowloon,orMacao），海运战争险（OceanMarineCargoWarRisk）等。

原产地证包括一般原产地证（CERTIFICATIONOFORIGINA）和普惠制原产地证（GSPFORMA）。

原产地证是证明出口货物生产和制造地的证明文件，是出口产品进入国际贸易领域的“身份证”。货物进口国据此对进口货物给予不同的关税待遇和决定限制与否。

中国的原产地证有固定印刷格式，一般由商检局出具。出口企业申请办理此证，首先要在当地办理企业注册登记，然后才有资格申请签证。

普惠制是发达国家给予发展中国家出口制成品和半制成品普遍的、非歧视的、非互惠的一种关税优惠制度。普惠制产地证是依据给惠国要求而出具的能证明出口货物原产自受惠国的证明文件，并能使货物在给惠国享受普遍优惠关税待遇。同样一般由商检局出具，出口企业在商检局办理此证必须向当地商检局提供必要的证明文件和依据，首先要办理企业注册登记，其次才能申请签证。

原产地证和普惠制证，也可以由各地的贸易促进会和商会出具，格式一样，只是盖章不同。

船证（Shipping Company’s Certificate）又称“船证明、船公司证明”， 是进口方要求受益人提供的、由船公司或其代理人出具的，用以说明载货船舶的船籍、船龄、船程等内容的一类证明文件。

以信用证为结算式的，在信用证开出并抵达出口商（信用证受益人）的银行后，银行会做通知，并交信用证连同通知转交出口商。

海运业务确认待货物如期进出口后，及时确认各个环节账单（特殊事件除外）是做好成本利润控制的基础。此环节虽然屈居结束但此环节的重要性是不容小觑。